ULYSSE, un voyage beaucoup trop long et avec trop de galère

Questions posées lors de la réunion des délégués du personnel du 27 Novembre par la CFTC.

Le système Ulysse des notes de frais va être interrompu comme chaque année, entre mi-décembre et fin janvier voir février dans certains cas, et les remboursements de frais seront donc suspendus pendant cette (longue) période.

Questions N° 1:
Quelle est la date limite pour soumettre ses frais 2014 dans Ulysse afin d’être remboursé en 2014?  (ce serait dommage d’être à découvert pour les cadeaux de Noël à cause des frais professionnels non remboursés)

 Réponse de la direction : La dernière intégration (paiement) des notes de frais est prévue le 22 décembre. Les justificatifs doivent donc être scannés et rattachés à la note de frais avant cette date et la note de frais doit avoir été validée. Il faut donc prévoir un délai de plusieurs jours pour que cette note de frais puisse être validée avant la date du 22 décembre. Concrètement, dès réception par la dématérialisation, les justificatifs sont rattachés à la note de frais et ils apparaissent le lendemain dans Ulysse. Ensuite la note de frais passe directement chez le valideur, via un mail de validation. La note passe ensuite en vérification par le service Ulysse et s'il ne manque pas des justificatifs et que tout est correct, elle est validée puis réglée avec le prochain lot de règlements.

Précision de la direction  : il ne faut pas oublier de toujours envoyer 1 enveloppe par note de frais, et de ne pas faire d'envois groupés car cela rallonge le traitement.

Question N°2:
Quelle est la période prévue de suspension des remboursements Ulysse ? (c-à-d la date de premier remboursement en 2015)
 Réponse de le direction : La période de suspension des remboursements des notes de frais via Ulysse est entre le 23 décembre et la première semaine de février 2015 ou le 30 janvier 2015.


Question N°3:
Quelle est la procédure pour demander des avances sur frais pendant cette période de suspension, afin que les salariés ne soient pas pénalisés ?
Réponse de la direction : La procédure classique via Ulysse


Question N°4 :
Dans quel délai les avances seront-elles versées aux salariés ?
Réponse de la direction : Suivant le délai habituel (1 paiement par semaine)

Chaque année les outils groupe sont fermés de mi-décembre jusqu'à février......

Ne pas hésiter à demander des avances sur frais.

Si vous avez un refus, prenez contact avec les représentants de la CFTC qui feront aboutir votre demande......

Si lors de nos projets, de nos bascules financières nous annoncions à nos clients .....  « Désolé votre système de facturation sera fermé pendant 30 jours » ....mais là ce n'est pas aux clients que la direction dit cela cela mais aux salariés qui vont en déplacement pour le plaisir c'est bien connu.........

Si chaque salarié de Capgemini TS demandait une avance sur frais....la direction se poserait vite la question de ne pas fermer Ulysse.